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Datenschutzerklärung

Stand: 2026-04-21

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist der im Impressum genannte Betreiber von PostMyself. Anfragen zu dieser Datenschutz­erklärung sowie zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte richten Sie bitte an die dort angegebene Kontaktadresse.

2. Kategorien verarbeiteter Daten

2.1 Server-Logfiles

Beim Aufruf des Dienstes verarbeitet der Hosting-Dienstleister Amazon Web Services EMEA SARL (Region eu-central-1, Frankfurt am Main) automatisch technische Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene URL, HTTP-Antwortcode, übertragene Datenmenge und User-Agent. Diese Daten dienen ausschließlich der Auslieferung, Stabilitätsüberwachung und Missbrauchsabwehr und werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht.

2.2 Kontodaten

E-Mail-Adresse, ein Benutzeridentifikator (Cognito-Sub) sowie ein verschlüsselter Passwort-Hash. Verarbeitet durch Amazon Web Services EMEA SARL (Dienst Amazon Cognito).

2.3 Stammdaten (Profil)

Absender­adresse, zuletzt verwendete Empfänger­adressen, Standard­einstellungen für den Versand (z. B. Zustellart, Farbdruck, Simplex/Duplex). Gespeichert in Amazon DynamoDB (Region eu-central-1).

2.4 Inhaltsdaten (PDF)

Hochgeladene PDF-Dokumente werden zur automatischen Adress­erkennung (nur Seite 1) und zur Einlieferung bei Pingen verarbeitet. Eine persistente Speicherung auf den Servern des Anbieters findet nicht statt; die Datei wird nach der Einlieferung bei Pingen aus dem Verarbeitungs­speicher entfernt. Pingen selbst speichert die PDF für Zwecke der Vertrags­erfüllung (Druck, Versand) sowie im Rahmen seiner eigenen gesetzlichen Aufbewahrungs­pflichten nach Schweizer Recht (vgl. Ziff. 4).

2.5 Versandhistorie

Pro Sendung werden Metadaten (Empfänger, Datum, Pingen-Referenz, Seitenzahl, Versandart, gezahlter Betrag) für die letzten 20 Sendungen gespeichert. Ältere Einträge werden automatisch verdrängt. Für Zwecke der umsatzsteuerlichen Dokumentation werden einzelne Datensätze zur Rechnungs­stellung getrennt aufbewahrt.

2.6 Zahlungsdaten

Zur Zahlungsabwicklung werden Kartenreferenzen (letzte vier Ziffern, Kartenmarke, Ablaufdatum) und die Stripe-Kundenkennung gespeichert. Die vollständigen Kartendaten werden ausschließlich von Stripe Payments Europe, Ltd. verarbeitet und sind dem Anbieter nicht zugänglich.

2.7 E-Mail-Verkehr (Transaktions-E-Mails)

Im Rahmen der Vertragserfüllung versendet der Anbieter automatisierte E-Mails an die im Konto hinterlegte Adresse. Hierzu zählen insbesondere:

  • Vertrags- und Versand­bestätigung mit Rechnung im PDF-Format (§ 312f BGB, § 14 UStG),
  • Bestätigung der Kündigung des Rahmenvertrags (§ 312k Abs. 2 Satz 4 BGB),
  • Mitteilung über erfolgte Erstattungen.

Verarbeitet werden hierfür: E-Mail-Adresse des Nutzers, Inhalt und Metadaten der jeweiligen Bestätigung sowie technische Versandprotokolle (Zustell-Status, Bounces, Beschwerden). Versand­dienst ist Amazon Simple Email Service (SES) der Amazon Web Services EMEA SARL in der Region eu-central-1 (Frankfurt am Main). Bei Versand der Vertrags­bestätigung wird die zugehörige Rechnung als PDF angehängt; die Rechnung wird zuvor durch Stripe Payments Europe, Ltd. erzeugt.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

  • Bereitstellung und Abwicklung des Dienstes (Konto­verwaltung, Versand, Historie): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrags­erfüllung).
  • Automatische Adress­erkennung aus der ersten Seite eines PDFs mittels Large-Language-Model-Dienst: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Übermittelt wird ausschließlich die erste Seite des hochgeladenen Dokuments.
  • Zahlungs­abwicklung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
  • Versand transaktionaler E-Mails (Vertrags- und Versand­bestätigung mit Rechnung, Kündigungs­bestätigung, Erstattungs­mitteilung): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie - hinsichtlich der Rechnungs­zustellung und Aufbewahrung - Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung, insbesondere § 14 UStG, § 312f BGB, § 312k BGB).
  • Server-Logfiles, E-Mail-Versandprotokolle (Bounces/Beschwerden), Missbrauchs- und Betrugsabwehr, technische Absicherung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem funktions­fähigen, sicheren Dienst und an einer zuverlässigen E-Mail-Zustellung).
  • Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Dokumentations­pflichten (z. B. § 257 HGB, § 147 AO, § 14 UStG): Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Erbringung des Dienstes werden folgende Dienstleister eingesetzt:

  • Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg. Zwecke: Hosting, Authentifizierung (Amazon Cognito), Datenbank (Amazon DynamoDB) sowie Versand transaktionaler E-Mails (Amazon Simple Email Service - SES) einschließlich der Verarbeitung technischer Versandprotokolle (Zustell-Status, Bounces, Beschwerden). Verarbeitungs­region: EU, eu-central-1 (Frankfurt am Main).
  • Pingen AG, Dammstrasse 19, 6300 Zug, Schweiz. Zwecke: physischer Druck, Kuvertierung und Einlieferung der Briefe. Rolle: eigen­ständig Verantwortliche für den Druck- und Versandvorgang. Datenübermittlung in die Schweiz auf Basis des Angemessenheits­beschlusses der Europäischen Kommission (Beschluss 2000/518/EG in der geltenden Fassung).
  • Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland, mit Unter­auftrags­verarbeitern in den Vereinigten Staaten (insbesondere Stripe, Inc., San Francisco, USA). Zwecke: Zahlungs­abwicklung, Betrugsprüfung, Erzeugung umsatzsteuer­konformer Rechnungen (PDF-Anhang der Versand­bestätigung). Daten­übermittlung in die Vereinigten Staaten auf Basis des EU-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) sowie ergänzend der EU-Standardvertrags­klauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Stripe-Datenschutz­erklärung: stripe.com/de/privacy.
  • Anthropic PBC, 548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA (optional; nur bei aktivierter Adress­erkennung). Zweck: strukturierte Erkennung der Empfänger­adresse aus der ersten Seite eines PDFs mittels Claude-Haiku-Modell. Übermittelt wird die erste Seite des hochgeladenen Dokuments als Base64-kodierter Anhang. Daten­übermittlung in die Vereinigten Staaten auf Basis der EU-Standard­vertrags­klauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Ist dem Anbieter kein API-Schlüssel hinterlegt, ist die Funktion deaktiviert und es werden keine Inhaltsdaten an Anthropic übermittelt. Anthropic-Datenschutz­erklärung: anthropic.com/legal/privacy.

5. Speicherdauer

  • Konto- und Stammdaten: solange das Konto besteht. Nach Konto­löschung werden personen­bezogene Daten binnen 30 Tagen gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungs­pflichten entgegenstehen.
  • Versand­historie: rollierend die letzten 20 Einträge; ältere werden automatisch verdrängt.
  • Inhaltsdaten (PDFs): keine dauerhafte Speicherung beim Anbieter; Verarbeitung nur für die Dauer der Einlieferung bei Pingen.
  • Server-Logfiles: bis zu 30 Tage.
  • E-Mail-Versandprotokolle (Zustell-Status, Bounces, Beschwerden): bis zu 30 Tage zur Fehleranalyse und Sicherstellung der Zustellbarkeit.
  • Zahlungsdaten: bis zur Entfernung der Karte oder Konto­löschung; danach binnen 30 Tagen.
  • Rechnungs­relevante Daten (einschließlich der per E-Mail versandten Rechnungen): gesetzliche Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren (§ 147 AO, § 14b UStG).

6. Cookies

Der Dienst setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies zur Aufrecht­erhaltung der angemeldeten Sitzung (Präfix postmyself-, httpOnly, Secure, SameSite). Eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG ist hierfür nicht erforderlich, da diese Cookies unbedingt erforderlich sind, um einen vom Nutzer ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst zur Verfügung zu stellen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Der Dienst setzt keine Tracking-, Analytics- oder Marketing-Cookies ein.

7. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht auf:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personen­bezogenen Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt (z. B. Server-Logfiles, E-Mail-Versandprotokolle, Betrugsabwehr, technische Absicherung), Widerspruch einzulegen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an die im Impressum angegebene Kontakt­adresse. Ihr Konto können Sie zudem jederzeit in den Einstellungen selbst löschen.

Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerde­recht bei einer Datenschutz­aufsichts­behörde zu (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist grundsätzlich die Aufsichts­behörde des Bundeslandes, in dem der Anbieter seinen Sitz hat (z. B. für einen Sitz in Berlin: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informations­freiheit, Friedrichstr. 219, 10969 Berlin, datenschutz-berlin.de).

8. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine auto­matisierte Entscheidungs­findung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Adress­erkennung durch Large-Language-Model dient ausschließlich der Vorbefüllung des Empfänger-Formulars; der Nutzer prüft und bestätigt die erkannten Daten vor jedem Versand.

9. Datensicherheit

Die Kommunikation zwischen Ihrem Endgerät und dem Dienst ist durchgehend per TLS verschlüsselt. Authentifizierungs­tokens werden ausschließlich in httpOnly-Cookies gespeichert und sind für clientseitiges JavaScript nicht zugreifbar. Der E-Mail-Versand erfolgt über opportunistische TLS-Verschlüsselung (STARTTLS); eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Inhalte (z. B. per S/MIME oder PGP) ist nicht vorgesehen.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Die jeweils aktuelle Fassung dieser Datenschutz­erklärung ist unter /legal/datenschutz abrufbar. Bei erheblichen Änderungen werden registrierte Nutzer per E-Mail informiert und bei der nächsten Anmeldung zur Kenntnis­nahme der aktuellen Fassung aufgefordert.